Choisir le bon logiciel de facturation n’est pas une mince affaire lorsqu’on se lance en tant qu’auto-entrepreneur. En effet, de nombreux paramètres sont à prendre en compte. Comment faire le tri parmi la multitude d’outils disponibles sur le marché ? On fait le point ici.
Sommaire
Comprendre les besoins de son activité
Lorsque l’on démarre son activité, on a tendance à minimiser ses besoins en termes d’outils. Toutefois, il est primordial d’évaluer correctement le volume de factures que vous allez émettre, la récurrence de vos clients, le type de prestations que vous allez réaliser, etc. Ces éléments auront un impact direct sur le logiciel qu’il vous faudra. Il est inutile d’investir dans un logiciel ultra-complet si vous n’émettez que quelques factures par mois.
Prenez le temps d’analyser votre activité sous toutes ses coutures avant de choisir un logiciel de facturation pour freelance. Épluchez vos business plans, échangez avec des confrères et projetez-vous sur plusieurs mois. Une bonne compréhension de vos besoins vous fera gagner un temps précieux.
Logiciel ou tableur : les options possibles
Une fois que vous avez clarifié vos besoins, il faut choisir entre un logiciel dédié et un simple tableur (Excel, Google Spreadsheets, etc.). Les tableurs ont l’avantage d’être gratuits ou déjà disponibles. Mais ils manquent de fonctionnalités importantes.
Les logiciels spécialisés, eux, répondent parfaitement aux spécificités de la facturation. Ils permettent de gérer les clients, d’envoyer automatiquement les factures, de faire du reporting et des statistiques, etc. Cela permet de gagner en productivité. Leur coût est aussi à prendre en compte, même s’il reste raisonnable au regard des bénéfices apportés.
Les fonctionnalités incontournables
Lorsque vous avez choisi la solution logicielle, penchez-vous en détail sur les fonctionnalités proposées. Voici les indispensables pour votre activité d’auto-entrepreneur :
- gestion de clients avec fiche détaillée ;
- paramétrage de modèles de factures ;
- envoi automatique des factures par email ;
- relance automatique des impayés ;
- édition de devis et avoirs ;
- statistiques sur les clients ;
- sauvegarde sécurisée des données ;
- et application mobile ou web.
Plus le logiciel proposera de fonctionnalités répondant à vos besoins, mieux ce sera. N’hésitez pas à tester les démos ou périodes d’essai pour vous faire votre propre idée.
L’ergonomie et l’expérience utilisateur
L’ergonomie et la facilité d’utilisation sont trop souvent négligées lors du choix d’un logiciel. Or, au quotidien, vous allez passer un certain temps sur cette solution pour gérer vos factures et vos clients. Il vaut mieux donc opter pour un outil simple, intuitif et rapide plutôt que de perdre un temps précieux.
Prenez garde aux logiciels trop complexes, aux interfaces datées ou au design peu engageant. Vous devez vous sentir à l’aise avec votre solution et avoir plaisir à l’utiliser ! Sinon, le risque est grand de procrastiner sur vos tâches administratives ou, pire, de faire des erreurs.
La sécurité des données
La sécurité des données de facturation doit également être une priorité dans le choix de votre logiciel. Vos factures contiennent de nombreuses informations confidentielles qu’il faut protéger.
Assurez-vous que le logiciel intègre non seulement a minima une authentification solide (login/mot de passe voire double facteur), mais également un chiffrement des données et des sauvegardes régulières.
Pour un maximum de sérénité, vous pouvez aussi opter pour une solution hébergée en France qui répond aux exigences RGPD.
Le coût d’acquisition et d’utilisation
Le budget alloué à un logiciel de facturation doit être mesuré. Vous ne devez pas investir des sommes astronomiques dans des solutions premium si vous êtes auto-entrepreneur.
De nombreux outils proposent des formules abordables adaptées aux micro-entreprises et freelances. Certains ont même une offre gratuite pour démarrer, avec des paliers selon vos besoins.
Comparez bien les tarifs et ce qui est intégré dans chaque offre avant de faire votre choix. L’idéal étant de trouver le meilleur rapport qualité/prix sur le marché !
Choisir un logiciel de facturation adapté à son secteur
Lorsque l’on se lance en tant qu’auto-entrepreneur, on a tendance à se focaliser sur des logiciels de facturation généralistes. Selon votre secteur d’activité, il peut être pertinent d’opter pour une solution plus spécialisée.
Par exemple, si vous êtes dans le conseil, vous aurez besoin de fonctionnalités pour gérer le temps passé et refacturer à vos clients. Dans la prestation intellectuelle, des options de gestion de droits ou de redevances peuvent être utiles.
Dans la formation, il vous faudra des modules dédiés à la gestion des inscriptions, des sessions, etc. Tenez donc compte de ce paramètre.
Avant de choisir, testez !
Avant toute décision finale, prenez le temps de tester plusieurs solutions qui vous intéressent. La plupart proposent une période d’essai gratuite ou un accès freemium accessible sans engagement.
C’est l’occasion rêvée pour vous faire la main, prendre en compte les paramètres évoqués plus haut, et vous faire votre propre idée. N’hésitez pas à pousser les tests, notamment sur des fonctionnalités avancées.
Finalement, vous devez avoir le sentiment que l’outil a été pensé pour vous et qu’il va réellement vous faciliter la vie ! Si une solution vous irrite ou vous semble trop limitée, passez votre chemin.
